Việc chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép xây dựng luôn là bước khiến nhiều gia chủ bối rối trước khi khởi công. Chỉ cần thiếu một bản vẽ, sai một biểu mẫu hoặc chưa đáp ứng đúng quy định về quy hoạch, hồ sơ có thể phải bổ sung nhiều lần, kéo theo tiến độ xây dựng bị chậm và phát sinh không ít chi phí ngoài dự kiến.
Từ ngày 01/07/2026, Luật Xây dựng 2025 cùng Nghị định 217/2026/NĐ-CP chính thức được áp dụng với nhiều điểm thay đổi liên quan đến thủ tục cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ. Một số quy định được đơn giản hóa để tạo thuận lợi cho người dân, nhưng đồng thời yêu cầu về hồ sơ kỹ thuật và sự đồng bộ giữa bản vẽ thiết kế với quy hoạch cũng chặt chẽ hơn trước.
Nếu đang chuẩn bị xây nhà, bạn nên dành ít phút tìm hiểu những quy định này ngay từ đầu. Việc chuẩn bị đúng hồ sơ không chỉ giúp quá trình xin phép diễn ra thuận lợi mà còn tạo nền tảng để công trình được thi công đúng pháp luật, hạn chế phát sinh trong suốt quá trình xây dựng. Trong bài viết dưới đây, The Roof Builder sẽ tổng hợp toàn bộ những nội dung quan trọng mà một gia chủ cần biết khi xin giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ theo quy định mới áp dụng từ tháng 7/2026.
1. Tổng Quan Quy Định Mới Về Xin Giấy Phép Xây Dựng Từ Tháng 7/2026
Những thay đổi của Nghị định 217/2026/NĐ-CP không làm thay đổi bản chất của thủ tục xin giấy phép xây dựng, nhưng điều chỉnh cách thức tiếp nhận và xử lý hồ sơ theo hướng thuận tiện hơn cho người dân. Đồng thời, yêu cầu đối với hồ sơ kỹ thuật cũng được quy định rõ ràng nhằm hạn chế tình trạng hồ sơ phải sửa đổi hoặc bổ sung nhiều lần.
Đối với gia chủ, hiểu đúng các quy định mới sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian chuẩn bị trước khi khởi công và giảm nguy cơ ảnh hưởng đến tiến độ xây dựng.
Phân cấp thẩm quyền về UBND cấp xã, phường
Một trong những thay đổi đáng chú ý là việc phân cấp mạnh hơn cho UBND cấp xã, phường trong tiếp nhận và giải quyết thủ tục cấp giấy phép xây dựng đối với nhiều loại nhà ở riêng lẻ theo quy định.
Trước đây, người dân thường phải làm việc với cơ quan cấp huyện hoặc di chuyển nhiều lần để hoàn thiện hồ sơ. Khi thẩm quyền được phân cấp gần hơn với nơi cư trú, việc nộp hồ sơ, bổ sung giấy tờ cũng như nhận kết quả trở nên thuận tiện hơn, đặc biệt tại các khu vực đang phát triển nhanh.
Điều này không đồng nghĩa hồ sơ được xét duyệt dễ dàng hơn. Cơ quan tiếp nhận vẫn phải kiểm tra đầy đủ các điều kiện về quy hoạch, chỉ giới xây dựng, mật độ xây dựng và sự phù hợp của hồ sơ thiết kế theo quy định hiện hành.
Hồ sơ kỹ thuật được yêu cầu đồng bộ hơn
Nếu trước đây nhiều hồ sơ chỉ tập trung vào phần kiến trúc thì theo quy định mới, tính đồng bộ giữa các bản vẽ kỹ thuật được chú trọng hơn. Bộ hồ sơ cần thể hiện rõ:
- Vị trí công trình trên khu đất.
- Phương án đấu nối điện.
- Phương án cấp nước.
- Hệ thống thoát nước mưa và nước thải.
- Cao độ nền.
- Giải pháp móng.
- Khoảng lùi với công trình lân cận.
- Các thông tin phục vụ quản lý hạ tầng kỹ thuật.
Đây đều là những nội dung có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thi công cũng như vận hành công trình sau này. Một bộ hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp cơ quan chuyên môn đánh giá nhanh hơn, đồng thời hạn chế việc yêu cầu chỉnh sửa bản vẽ trong quá trình thẩm định.
Quy định về công trình liền kề được chú trọng hơn
Đối với nhà phố hoặc các công trình xây dựng sát ranh giới đất, chủ đầu tư cần đặc biệt lưu ý đến trách nhiệm bảo đảm an toàn cho công trình bên cạnh.
Trong nhiều trường hợp, hồ sơ sẽ phải kèm theo bản cam kết bảo đảm an toàn đối với công trình liền kề. Đây không đơn thuần là một thủ tục hành chính mà còn là cơ sở để hạn chế tranh chấp nếu xảy ra lún, nứt hoặc ảnh hưởng đến nhà hàng xóm trong quá trình thi công.
Thực tế cho thấy, nhiều sự cố phát sinh không phải do chất lượng công trình mà xuất phát từ việc khảo sát hiện trạng và lập hồ sơ chưa đầy đủ ngay từ đầu.
Gia chủ được lợi gì khi chuẩn bị đúng hồ sơ xin phép xây dựng ngay từ đầu?
Không ít người cho rằng xin giấy phép xây dựng chỉ là một thủ tục bắt buộc trước khi khởi công. Tuy nhiên, với những đơn vị trực tiếp thiết kế và thi công như The Roof Builder, đây lại là bước đặt nền móng cho toàn bộ dự án.
Một bộ hồ sơ được chuẩn bị bài bản sẽ mang lại nhiều lợi ích:
- Giảm số lần bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ.
- Rút ngắn thời gian chờ cấp phép.
- Hạn chế phát sinh chi phí thiết kế lại.
- Giúp hồ sơ thi công và hồ sơ xin phép thống nhất với nhau.
- Thuận lợi hơn trong quá trình nghiệm thu và hoàn công sau này.
Thực tế, rất nhiều công trình bị kéo dài tiến độ không phải vì thi công chậm mà do hồ sơ xin phép chưa đạt yêu cầu hoặc bản vẽ không thống nhất giữa các bộ môn. Vì vậy, đầu tư thời gian chuẩn bị đúng ngay từ đầu luôn là giải pháp tiết kiệm nhất.
2. Hồ Sơ Xin Giấy Phép Xây Dựng Nhà Ở Riêng Lẻ Gồm Những Gì? (Theo Điều 60 Nghị định 217/2026/NĐ-CP)
Một trong những câu hỏi mà The Roof Builder nhận được nhiều nhất từ các gia chủ là: “Xin giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ gồm những giấy tờ gì?” Thực tế, danh mục hồ sơ không quá phức tạp. Tuy nhiên, mỗi giấy tờ đều có vai trò riêng và chỉ cần thiếu một thành phần, hồ sơ cũng có thể bị yêu cầu bổ sung.
Bạn có thể kiểm tra nhanh theo bảng dưới đây.
| Hạng mục hồ sơ | Đã chuẩn bị |
| Đơn đề nghị cấp giấy phép xây dựng theo Mẫu số 01 | ☐ |
| Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất hợp pháp | ☐ |
| Bộ bản vẽ thiết kế xây dựng theo quy định | ☐ |
| Bản cam kết bảo đảm an toàn đối với công trình liền kề (nếu thuộc trường hợp phải lập) | ☐ |
| Các tài liệu khác theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền (nếu có) | ☐ |
2.1. Đơn đề nghị cấp giấy phép xây dựng
Đây là tài liệu bắt buộc trong mọi hồ sơ. Theo quy định mới, chủ đầu tư sử dụng Mẫu số 01 – Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định 217/2026/NĐ-CP. Mẫu đơn cần ghi đầy đủ thông tin về chủ đầu tư, địa điểm xây dựng, quy mô công trình và các thông tin liên quan đến giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Việc kê khai nên được thực hiện cẩn thận để tránh sai lệch giữa đơn đề nghị và hồ sơ thiết kế.
2.2. Giấy tờ hợp pháp về quyền sử dụng đất
Đây là căn cứ để cơ quan quản lý xác định chủ đầu tư có quyền xây dựng trên khu đất hay không. Thông thường, hồ sơ sẽ sử dụng:
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ).
- Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở (Sổ hồng).
- Hoặc các loại giấy tờ hợp pháp khác theo Điều 55 Nghị định 217/2026/NĐ-CP.
Bên cạnh việc có giấy tờ hợp lệ, thông tin trên giấy chứng nhận cũng cần thống nhất với hiện trạng khu đất và hồ sơ xin phép.
2.3. Bộ hồ sơ thiết kế xây dựng
Đây là phần quan trọng nhất trong toàn bộ hồ sơ xin giấy phép xây dựng. Một bộ bản vẽ đạt yêu cầu không chỉ thể hiện hình thức kiến trúc mà còn phải phản ánh đầy đủ giải pháp kỹ thuật của công trình.
Thông thường, hồ sơ thiết kế sẽ bao gồm:
- Sơ đồ vị trí công trình trên khu đất.
- Mặt bằng tổng thể.
- Mặt bằng các tầng.
- Mặt đứng chính.
- Mặt cắt công trình.
- Bản vẽ móng.
- Mặt cắt móng.
- Sơ đồ đấu nối hệ thống cấp điện.
- Sơ đồ cấp nước.
- Sơ đồ thoát nước.
- Các chi tiết kỹ thuật theo quy định.
Nhìn từ góc độ của một đơn vị thiết kế nhà, đây không đơn thuần là bộ hồ sơ để “xin phép”. Sau khi được cấp phép, những bản vẽ này còn là cơ sở để triển khai hồ sơ kỹ thuật thi công, bóc tách khối lượng và quản lý chất lượng trong suốt quá trình xây dựng. Chính vì vậy, việc đầu tư một bộ hồ sơ chuẩn ngay từ đầu luôn giúp tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí hơn so với việc phải chỉnh sửa nhiều lần sau khi đã khởi công.
2.4. Bản cam kết bảo đảm an toàn đối với công trình liền kề
Nếu xây dựng nhà phố hoặc công trình nằm sát các công trình hiện hữu, chủ đầu tư cần lưu ý đến tài liệu này. Bản cam kết thể hiện trách nhiệm của chủ đầu tư trong việc bảo đảm an toàn cho nhà liền kề trong suốt quá trình thi công. Đồng thời, đây cũng là căn cứ để đơn vị thi công lập phương án chống đỡ, đào móng và kiểm soát các nguy cơ có thể ảnh hưởng đến công trình xung quanh.
Trong thực tế, nhiều tranh chấp giữa các hộ dân xuất phát từ việc không khảo sát đầy đủ hiện trạng trước khi xây dựng. Vì vậy, việc lập bản cam kết cùng với hồ sơ khảo sát hiện trạng ngay từ đầu không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn giúp hạn chế rất nhiều rủi ro trong quá trình thi công.
3. Tải & Hướng Dẫn Điền Mẫu Đơn Đề Nghị Cấp Giấy Phép Xây Dựng Mới Nhất
Một trong những nguyên nhân khiến hồ sơ xin giấy phép xây dựng bị yêu cầu bổ sung là đơn đề nghị được kê khai chưa đầy đủ hoặc thông tin không thống nhất với hồ sơ thiết kế và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Dù đây chỉ là một biểu mẫu hành chính, nhưng nếu điền sai hoặc thiếu thông tin, quá trình tiếp nhận hồ sơ vẫn có thể bị kéo dài.
Theo quy định hiện hành, chủ đầu tư sử dụng Mẫu số 01 – Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định 217/2026/NĐ-CP khi thực hiện thủ tục xin giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ.
Tải Mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép xây dựng (Mẫu số 01): https://cms.luatvietnam.vn/uploaded/Others/2025/09/23/Mau_Don_de_nghi_cap_giay_phep_xay_dung_2309220041.docx
Dưới đây là những nội dung quan trọng cần lưu ý khi kê khai.
Thông tin chủ đầu tư
Cần ghi đầy đủ:
- Họ và tên chủ đầu tư.
- Số CCCD hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ.
- Địa chỉ thường trú.
- Số điện thoại liên hệ.
- Địa chỉ email (nếu có).
Nếu công trình thuộc sở hữu chung của nhiều người, nên kiểm tra quy định về người đại diện đứng tên hồ sơ để tránh phải điều chỉnh sau khi nộp.
Thông tin về khu đất xây dựng
Đây là căn cứ để cơ quan chuyên môn đối chiếu với hồ sơ địa chính và quy hoạch. Khi kê khai cần đảm bảo các thông tin như:
- Địa chỉ lô đất.
- Số thửa đất.
- Tờ bản đồ.
- Diện tích khu đất.
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tương ứng.
Những thông tin này phải thống nhất tuyệt đối với giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Chỉ cần sai số thửa hoặc nhầm diện tích cũng có thể khiến hồ sơ phải điều chỉnh.
Quy mô công trình dự kiến xây dựng
Đây là phần phản ánh những thông số cơ bản của công trình. Chủ đầu tư cần kê khai đúng theo hồ sơ thiết kế, bao gồm:
- Diện tích xây dựng.
- Tổng diện tích sàn.
- Mật độ xây dựng.
- Chiều cao công trình.
- Số tầng nổi.
- Tầng hầm (nếu có).
- Công năng sử dụng của công trình.
Thực tế, nhiều trường hợp hồ sơ bị yêu cầu bổ sung vì thông tin trong đơn đề nghị không trùng với bản vẽ thiết kế. Vì vậy, sau khi hoàn thành biểu mẫu, nên đối chiếu lại toàn bộ số liệu trước khi ký xác nhận.
Kiểm tra lần cuối trước khi nộp hồ sơ
Đừng vội nộp hồ sơ ngay sau khi hoàn thành mẫu đơn. Một vài phút rà soát cuối cùng có thể giúp bạn tránh mất nhiều ngày đi bổ sung giấy tờ. Hãy kiểm tra lại các nội dung sau:
- Thông tin cá nhân đã chính xác chưa?
- Thông tin khu đất có trùng với Sổ đỏ hoặc Sổ hồng không?
- Quy mô công trình có thống nhất với bản vẽ thiết kế?
- Đơn đã có đầy đủ chữ ký của chủ đầu tư chưa?
- Các tài liệu kèm theo đã được sắp xếp đầy đủ theo danh mục hồ sơ?
Từ kinh nghiệm thực hiện hồ sơ cho nhiều công trình, The Roof Builder nhận thấy phần lớn trường hợp phải bổ sung hồ sơ không đến từ những quy định quá phức tạp, mà chỉ vì thiếu sự đối chiếu giữa các loại giấy tờ. Chuẩn bị kỹ ngay từ đầu sẽ giúp quá trình tiếp nhận diễn ra thuận lợi hơn rất nhiều.
4. Quy Trình 4 Bước Xin Giấy Phép Xây Dựng Nhanh Chóng & Đúng Pháp Luật
Sau khi hoàn thiện hồ sơ, chủ đầu tư sẽ thực hiện quy trình xin giấy phép xây dựng theo trình tự quy định. Về cơ bản, thủ tục không quá phức tạp, nhưng mỗi bước đều có những yêu cầu riêng. Hiểu rõ quy trình sẽ giúp bạn chủ động hơn về thời gian và hạn chế tình trạng hồ sơ bị gián đoạn.
Bước 1. Nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa của cơ quan có thẩm quyền
Chủ đầu tư nộp đầy đủ hồ sơ tại Bộ phận Một cửa thuộc cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép xây dựng theo quy định hiện hành. Khi tiếp nhận, cán bộ sẽ kiểm tra sơ bộ thành phần hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ theo quy định, cơ quan tiếp nhận sẽ cấp giấy biên nhận và chuyển sang bước thẩm định. Trong trường hợp còn thiếu giấy tờ hoặc chưa đúng biểu mẫu, chủ đầu tư sẽ được hướng dẫn bổ sung trước khi hồ sơ được tiếp nhận chính thức.
Bước 2. Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và bản vẽ thiết kế
Đây là giai đoạn cơ quan chuyên môn rà soát toàn bộ hồ sơ pháp lý và hồ sơ kỹ thuật. Các nội dung thường được kiểm tra gồm:
- Quyền sử dụng đất.
- Sự phù hợp của hồ sơ thiết kế.
- Mật độ xây dựng.
- Khoảng lùi công trình.
- Chiều cao công trình.
- Chỉ giới xây dựng.
- Phương án đấu nối hạ tầng kỹ thuật.
- Hồ sơ bảo đảm an toàn đối với công trình liền kề (nếu thuộc trường hợp phải lập).
Nếu phát hiện thiếu sót hoặc có nội dung chưa phù hợp với quy định, cơ quan tiếp nhận sẽ thông báo để chủ đầu tư hoàn thiện hồ sơ trước khi tiếp tục xử lý.
Bước 3. Thẩm định thực địa và đối chiếu quy hoạch
Sau khi hồ sơ đạt yêu cầu, cơ quan chuyên môn sẽ tiến hành đối chiếu với hồ sơ quy hoạch và trong nhiều trường hợp sẽ kiểm tra hiện trạng khu đất. Mục đích của bước này là xác định công trình dự kiến xây dựng có phù hợp với:
- Quy hoạch chung.
- Quy hoạch phân khu.
- Quy hoạch chi tiết (nếu có).
- Chỉ giới đường đỏ.
- Chỉ giới xây dựng.
- Các quy định quản lý kiến trúc của địa phương.
Đây là bước có vai trò rất quan trọng. Nếu thiết kế không phù hợp với quy hoạch, chủ đầu tư có thể phải điều chỉnh phương án kiến trúc trước khi được cấp phép. Chính vì vậy, nhiều gia chủ hiện nay lựa chọn khảo sát quy hoạch ngay từ giai đoạn thiết kế thay vì chờ đến lúc nộp hồ sơ mới phát hiện vướng mắc.
Bước 4. Nhận giấy phép xây dựng và thực hiện nghĩa vụ tài chính
Khi hồ sơ đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định và hoàn thành các khoản lệ phí theo quy định, chủ đầu tư sẽ nhận giấy phép và có thể triển khai công trình theo đúng nội dung đã được phê duyệt. Cần lưu ý rằng, giấy phép xây dựng không chỉ là điều kiện để khởi công mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng trong suốt quá trình thi công, nghiệm thu và hoàn công công trình. Nếu có nhu cầu thay đổi quy mô, chiều cao, số tầng hoặc những nội dung quan trọng khác so với giấy phép đã cấp, chủ đầu tư cần thực hiện các thủ tục điều chỉnh theo quy định trước khi thi công.
Kinh nghiệm giúp hồ sơ được xử lý thuận lợi hơn
Trong thực tế, thời gian xin giấy phép xây dựng không chỉ phụ thuộc vào cơ quan tiếp nhận mà còn phụ thuộc rất lớn vào chất lượng của bộ hồ sơ ban đầu. Từ kinh nghiệm thực hiện hồ sơ thiết kế và xin phép cho nhiều công trình nhà ở, The Roof Builder luôn khuyến nghị gia chủ nên chuẩn bị đồng bộ ngay từ giai đoạn thiết kế. Một bộ bản vẽ đúng quy chuẩn, bám sát hiện trạng khu đất và phù hợp với quy hoạch địa phương sẽ giúp giảm đáng kể nguy cơ phải chỉnh sửa hồ sơ nhiều lần.
Đó cũng là lý do các đơn vị thiết kế chuyên nghiệp thường dành nhiều thời gian cho công tác khảo sát hiện trạng, kiểm tra thông tin quy hoạch và hoàn thiện hồ sơ kỹ thuật trước khi nộp xin phép. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng ở giai đoạn đầu luôn giúp quá trình xây dựng về sau diễn ra thuận lợi, tiết kiệm cả thời gian lẫn chi phí cho gia chủ.
(Tài liệu tham khảo: laodong.vn)
